Czy problemem jest rola komunikacji… czy sposób, w jaki organizacja ją postrzega?

Obszar 3: Dojrzałość funkcji komunikacji
(w kolejnych artykułach opiszemy kolejne obszary)

W dyskusjach o komunikacji wewnętrznej często słyszymy, że „komunikacja nie ma odpowiedniej pozycji w organizacji”. Jest angażowana zbyt późno, nie uczestniczy w podejmowaniu decyzji albo jest traktowana wyłącznie jako wsparcie operacyjne. To prawda. Ale równie ważne jest pytanie, czy rzeczywiście problemem jest sama rola komunikacji? A może organizacja postrzega ją dokładnie tak, jak przez lata była wykorzystywana?

To nie jest kwestia nazewnictwa stanowisk ani miejsca w strukturze organizacyjnej. To kwestia dojrzałości funkcji komunikacji.

Patrząc na różne organizacje, można zauważyć, że komunikacja rozwija się etapami. Każdy z nich odpowiada innemu poziomowi zaufania, odpowiedzialności i wpływu na organizację.

Komunikacja operacyjna

Na pierwszym poziomie komunikacja odpowiada przede wszystkim za realizację zadań. Przygotowuje komunikaty, organizuje wydarzenia, prowadzi kanały komunikacji i wspiera bieżące działania biznesu. To niezwykle ważna rola. Bez dobrze funkcjonującej komunikacji operacyjnej trudno mówić o skutecznym przepływie informacji.

Jednocześnie na tym etapie komunikacja najczęściej odpowiada na pytanie: „Jak zakomunikować decyzję?”

Nie uczestniczy jeszcze w rozmowie o tym, czy decyzja została dobrze przygotowana.

Komunikacja doradcza

Kolejny etap pojawia się wtedy, gdy organizacja zaczyna dostrzegać, że skuteczna komunikacja wymaga czegoś więcej niż przygotowania materiałów. Komunikator staje się doradcą. Zaczyna zadawać pytania o odbiorców, ryzyka, gotowość liderów czy możliwe reakcje pracowników. Coraz częściej uczestniczy w spotkaniach projektowych jeszcze przed rozpoczęciem komunikacji. Nie podejmuje decyzji biznesowych. Pomaga jednak podejmować je bardziej świadomie.

To właśnie tutaj rodzi się zaufanie, które później pozwala budować partnerstwo.

Komunikacja strategiczna

Na tym poziomie komunikacja przestaje być postrzegana jako wsparcie pojedynczych projektów. Staje się elementem realizacji strategii organizacji. Komunikator rozumie kierunek biznesu, zna priorytety organizacji i potrafi przełożyć je na działania angażujące pracowników. Nie ogranicza się do odpowiadania na potrzeby zgłaszane przez inne działy. Coraz częściej sam wskazuje obszary wymagające uwagi. Potrafi połączyć perspektywę biznesu, liderów i pracowników.

To moment, w którym komunikacja zaczyna współtworzyć rozwiązania.

Komunikacja transformacyjna

Najwyższy poziom dojrzałości pojawia się wtedy, gdy komunikacja uczestniczy w zmianie organizacji od samego początku. Nie tylko wspiera transformację. Pomaga ją projektować.

Komunikator wnosi wiedzę o kulturze organizacyjnej, doświadczeniach pracowników i gotowości organizacji do wdrażania zmian. Wspiera liderów nie tylko w przekazywaniu informacji, ale również w prowadzeniu rozmów, budowaniu zaufania i wzmacnianiu odpowiedzialności.

Na tym etapie komunikacja nie jest już odbiorcą decyzji. Jest jednym z partnerów uczestniczących w ich tworzeniu.

Dojrzałość buduje się stopniowo

Warto pamiętać, że organizacje nie przechodzą z jednego poziomu na drugi z dnia na dzień. Podobnie jak komunikatorzy. Nie istnieje jeden projekt, jedno szkolenie ani jedno stanowisko, które automatycznie uczyni komunikację strategicznym partnerem biznesu. To proces.

Każdy dobrze poprowadzony projekt, każda trafna rekomendacja i każda rozmowa z liderem budują zaufanie. A zaufanie jest fundamentem wpływu.

Dlatego zamiast zastanawiać się, dlaczego komunikacja nie jest jeszcze partnerem biznesowym, warto odpowiedzieć sobie na inne pytanie.

Na jakim etapie dojrzałości znajduje się dziś nasza funkcja komunikacji?

To właśnie od tej odpowiedzi warto rozpocząć planowanie kolejnych kroków.

Perspektywa IC Business Partner

Partnerstwo biznesowe nie pojawia się w organizacji dlatego, że zmieniła się nazwa stanowiska czy miejsce w strukturze. Pojawia się wtedy, gdy komunikacja konsekwentnie wnosi wartość do procesów decyzyjnych.

Dobrym punktem wyjścia do oceny własnej dojrzałości mogą być pytania:

• Czy najczęściej realizujemy zadania, doradzamy czy współtworzymy rozwiązania?

• Jakiego wsparcia oczekują od nas liderzy?

• W których projektach jesteśmy zapraszani na początku procesu?

• Co moglibyśmy zrobić, aby budować zaufanie również poza obszarem komunikacji?

Rozwijanie funkcji komunikacji to proces małych, konsekwentnych kroków.

Każdy z nich przybliża organizację do prawdziwego partnerstwa.