Obszar 1: Środowisko decyzyjne organizacji
(w kolejnych artykułach opiszemy kolejne obszary).
Po opublikowaniu artykułu o tym, dlaczego komunikacja często jest zapraszana do projektu zbyt późno, wróciło do nas pytanie:
„Łatwo powiedzieć, że komunikacja powinna być obecna wcześniej. Ale co zrobić, jeśli organizacja po prostu tak nie pracuje?”
To pytanie skłania do szerszej refleksji.
Rozmawiając o partnerstwie biznesowym, często szukamy uniwersalnych odpowiedzi. Zastanawiamy się, jak zdobyć miejsce przy stole, jak wcześniej uczestniczyć w podejmowaniu decyzji czy jak budować swoją pozycję w organizacji.
Tymczasem odpowiedź na każde z tych pytań zaczyna się w innym miejscu.
Od zrozumienia środowiska, w którym pracujemy.
Bo organizacje nie różnią się wyłącznie wielkością czy branżą. Różnią się sposobem podejmowania decyzji, poziomem dojrzałości współpracy i rolą, jaką komunikacja odgrywa w procesach biznesowych.
To nie oznacza, że jedne są lepsze od drugich.
Oznacza jedynie, że komunikator w każdej z nich będzie budował swoją rolę w inny sposób.
Zamiast więc zastanawiać się, czy organizacja jest „gotowa na komunikację”, warto odpowiedzieć sobie na prostsze pytanie:
Kiedy ostatni raz komunikacja została zaproszona do rozmowy jeszcze przed podjęciem decyzji?
Odpowiedź bardzo szybko pokazuje, w jakim środowisku pracujemy.
Organizacja hierarchiczna
Decyzje zapadają na najwyższym szczeblu. Komunikacja najczęściej otrzymuje gotowe zadanie do wykonania.
W takim środowisku próba wymuszenia miejsca przy stole rzadko przynosi oczekiwane efekty. Znacznie skuteczniejsze okazuje się konsekwentne budowanie wiarygodności.
Po zakończeniu projektu warto pokazać, jakie pytania zadawali pracownicy, jakie ryzyka pojawiły się podczas wdrożenia i czego organizacja może nauczyć się przed kolejną zmianą.
Nie chodzi o udowodnienie, że komunikacja powinna być obecna wcześniej.
Chodzi o dostarczenie argumentów, które z czasem sprawią, że zaproszenie pojawi się naturalnie.
Organizacja procesowa
Tutaj wszystko ma swojego właściciela i określony przebieg.
To dobra wiadomość dla komunikacji.
Nie trzeba walczyć o miejsce przy stole. Można sprawić, by komunikacja stała się elementem procesu.
Jeżeli każda większa zmiana będzie obejmowała ocenę wpływu na pracowników oraz plan komunikacji, obecność komunikatora przestanie zależeć od indywidualnych decyzji.
Stanie się częścią sposobu działania organizacji.
Organizacja współpracująca
W organizacjach opartych na współpracy komunikacja zwykle pojawia się przy projektach znacznie wcześniej.
Wyzwaniem nie jest brak rozmów.
Jest ich liczba.
Rolą komunikatora staje się porządkowanie różnych perspektyw, łączenie informacji i pomaganie zespołom w przekładaniu ustaleń na konkretne działania.
To moment, w którym warto być moderatorem procesu, a nie wyłącznie autorem komunikatów.
Organizacja adaptacyjna
Tutaj zmiana jest elementem codziennego funkcjonowania.
Komunikacja bardzo często uczestniczy już na etapie planowania.
Największym wyzwaniem nie jest zdobycie miejsca przy stole.
Jest utrzymanie spójności pomiędzy wieloma równoległymi zmianami oraz wspieranie liderów w prowadzeniu rozmów z zespołami.
Im szybciej zmienia się organizacja, tym większego znaczenia nabiera umiejętność porządkowania zmian i nadawania im wspólnego kierunku.
Perspektywa IC Business Partnera
Patrząc na projekty zgłaszane do konkursu IC Business Partner, wyraźnie widać, że rozwój komunikacji nie zależy wyłącznie od kompetencji komunikatora.
Równie ważna jest umiejętność rozpoznania środowiska, w którym pracuje.
Strategia, która przynosi efekty w organizacji hierarchicznej, nie musi sprawdzić się w organizacji adaptacyjnej.
I odwrotnie.
Dlatego zamiast szukać jednej odpowiedzi na pytanie, jak budować partnerstwo biznesowe, warto najpierw zrozumieć, jak funkcjonuje organizacja, w której chcemy je budować.
Budowanie partnerstwa biznesowego nie polega na stosowaniu gotowych rozwiązań. Polega na świadomym dopasowaniu sposobu działania do organizacji, z którą współpracujemy.
Dlatego warto regularnie przyglądać się nie tylko własnym kompetencjom, ale również środowisku, w którym pracujemy.
Pomocne mogą być pytania:
• W jaki sposób w naszej organizacji podejmowane są decyzje?
• Na jakim etapie komunikacja jest dziś włączana do projektów?
• Co mogłoby sprawić, że jej udział pojawi się wcześniej?
• Jaką wartość możemy pokazać już przy najbliższym projekcie?
Rozpoznanie organizacji nie jest etapem poprzedzającym budowanie partnerstwa biznesowego.
Jest jego początkiem.