6 sprawdzonych kroków, jak reagować w sytuacji kryzysowej w komunikacji wewnętrznej

Dobrze przygotowana i przemyślana komunikacja kryzysowa pozwala firmie nie tylko uniknąć chaosu, ale przede wszystkim odpowiednio zaopiekować się pracownikami i ich rodzinami. O tym – na konkretnych przykładach – rozmawialiśmy podczas 2. spotkania online profesjonalistów komunikacji wewnętrznej.

Podczas spotkania poruszyliśmy dwa niezwykle ważne i wymagające tematy. Pierwszym z nich była komunikacja w sytuacji śmierci pracownika – niezależnie od jego stanowiska. Omówiliśmy, jak się do tego przygotować, jakimi kanałami komunikować oraz jak reagować, aby odpowiednio zaopiekować zarówno pracowników, jak i menedżerów w organizacji.

Druga część spotkania skupiła się na nietrafionej komunikacji w trudnych tematach zwłaszcza w kontekście międzykulturowym. Dyskutowaliśmy o tym, jakie błędy mogą prowadzić do frustracji, spadku zaufania czy rozprzestrzeniania się plotek oraz jak unikać tych pułapek.

Z naszych rozmów powstała notatka z podsumowaniem najważniejszych wskazówek / działań, które sprawdziły się w innych organizacjach.

Zatem jak reagować w sytuacji kryzysowej w komunikacji wewnętrznej?

1. Jesteś IC Biznes Partnerem – reaguj szybko, ale z opanowaniem, w porozumieniu z HR i kadrą menadżerską. Pamiętaj, że pierwsze reakcje determinują dalszy przebieg komunikacji.

2. Grupy do zaopiekowania – przemyśl, kto powinien dowiedzieć się o danym zdarzeniu, a następnie przygotuj szablon/check listę grup do zaopiekowania w danej sytuacji: przełożony, współpracownicy, rodzina i in.

3. Matryca komunikacji – określ, jakimi kanałami i narzędziami przekażesz informacje danej grupie. Pamiętaj, że kontakt bezpośredni, rozmowa z zespołem/rodziną również jest narzędziem komunikacji. Jeśli odpowiedzialność za takie działanie jest przypisana do kogoś innego, np. menadżera, warto zaoferować mu wsparcie, podpowiedzieć, jak poprowadzić rozmowę, przygotować na pytania.

💡 Potrzebujesz wparcia w przygotowaniu szablonów komunikacyjnych na wypadek sytuacji kryzysowych? Skontaktuj się z nami, pomożemy: office@c-mobile.pl

4. Narzędzia wspierające pracowników – możemy je podzielić na krótko- i długofalowe. Należą do nich m.in.: informacje o dostępnych formach wsparcia psychologicznego, wskazanie osoby, u której można zaczerpnąć więcej informacji bądź miejsca, w którym te informacje będą udostępniane. Dobrym rozwiązaniem są też e-learningi czy warsztaty z radzenia sobie ze stratą, z procedury komunikowania w sytuacji kryzysowej i inne, wspierające w trudnych okolicznościach tak pracowników, jak i kadrę zarządzającą.

💡 Czy w Twojej firmie jest potrzeba, aby przeprowadzić takie warsztaty lub stworzyć e-learningi? Skontaktuj się z nami: office@ic-mobile.pl

5. Zweryfikuj wcześniej zaplanowane działania komunikacyjne – dokonaj korekty tych, które w obliczu sytuacji kryzysowej stały się nieadekwatne do sytuacji.

6. Komunikuj empatycznie – bądź blisko ludzi i sytuacji, komunikuj zgodnie z realiami firmy/oddziału, unikaj „korpomowy” i suchych komunikatów oderwanych od rzeczywistości.

Potrzebujesz wsparcia, chcesz skorzystać z naszego doświadczenia w tym temacie?

Zapraszamy do kontaktu: office@ic-mobile.pl

Chcesz dołączyć do naszych online'owych spotkań dla profesjonalistów z obszaru komunikacji wewnętrznej?

Napisz do nas na office@ic-mobile.pl, by otrzymać Ci link do spotkania.

Spotykamy się w ostatni czwartek każdego miesiąca od godz. 10:00 do 11:30.

Kolejne spotkanie odbędzie się 27 marca 2025 roku. Już teraz zachęcamy do zgłaszania tematów, które chcielibyście poruszyć – to przestrzeń dla Was i warto, aby odpowiadała na realne wyzwania, z którymi się mierzycie.

A może chcesz podzielić się swoją wiedzą lub doświadczeniem w lutym?

Do zobaczenia!