RODO a sygnaliści
Jak chronić dane osobowe sygnalistów?
Ustawa o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa (zwana potocznie ustawą o ochronie sygnalistów) utknęła w grudniu ubiegłego roku w procesie legislacyjnym. Nie oznacza to jednak, że pracodawcy nie są zobowiązani do wdrożenia przepisów wynikających wprost z Dyrektywy unijnej 2019/1937. Warto, nie czekając na finalne decyzje ustawodawcy, przygotować się do wdrożenia nowych wewnętrznych procedur, ponieważ z uwagi na zwłokę legislacyjną, vacatio legis (czyli czas od ogłoszenia do wdrożenia ustawy w życie) może być w tym przypadku bardzo krótkie.
Co już wiemy?
Jednym z obszarów w organizacji, którego dotyka dyrektywa, jest ochrona danych osobowych (RODO). Sygnalista co do zasady powinien być anonimowy. Jego dane osobowe – czyli informacje umożliwiające jego identyfikację – muszą zostać usunięte ze zgłoszenia i przechowywane osobno. Jedynie wyraźna zgoda sygnalisty upoważnia do przekazania jego danych osobowych. Nie wyłącza się jednak obowiązku informacyjnego wobec osób, których dane pozyskuje się w zakresie takiego zgłoszenia.
W niektórych konfiguracjach taka konstrukcja może okazać się dość skomplikowana, zwłaszcza że dyrektywa chroni również osoby pomagające dokonać zgłoszenia oraz współpracowników i krewnych sygnalisty. Informacje zawarte w zawiadomieniu powinny być niedostępne dla osób nieupoważnionych. Do tej pory projekt ustawy wskazywał na pisemne upoważnienie przez pracodawcę takiej osoby. Jest to zgodne z zasadami ochrony danych osobowych, bowiem każdy kto na polecenie administratora (pracodawcy) przetwarza dane osobowe powinien być do tego upoważniony.
Nie bez znaczenia jest więc również kanał zgłoszeń – narzędzie, za pomocą którego sygnaliści będą mogli zgłaszać nieprawidłowości, który musi spełniać wszystkie powyższe legislacyjne wymogi.
Z uwagi na skomplikowany charakter zmian w procedurach wewnętrznych, połączyliśmy zespoły i kompetencje IC Mobile i kancelarii RK Legal, aby zaoferować organizacjom kompleksowe wsparcie w obszarze ochrony sygnalistów.:
