A jak zmieniła się komunikacja w Twojej firmie w lutym ‘22?

Cytując psychologów, można powiedzieć, że marzec 2020 był w świadomości wielu zarządów niczym 💥 „błysk”. Moment, w którym człowiek doznaje olśnienia, metamorfozy myślowej. Najczęściej uświadamia sobie oczywisty fakt, którego wcześniej nie dostrzegał. W organizacjach w znaczącym stopniu zauważono i doceniono rolę osób odpowiedzialnych za komunikację z pracownikami.

Można też odnieść wrażenie, że od czasu ogłoszenia pandemii komunikacja wewnętrzna jest cały czas w trybie komunikacji kryzysowej. Marzec 2020 z dnia na dzień zmienił kształt komunikacji wewnętrznej w wielu organizacjach, na wielu poziomach – od technologicznego, przez transformację formy, treści publikowanych materiałów, zakresów obowiązków osób odpowiedzialnych za IC (👉 #internalcommunication), po rozbudowę zespołów specjalizujących się właśnie w tym obszarze. To był dla nas wszystkich ogromny niezapowiedziany sprawdzian, ale też dźwignia do udowodnienia, jak ważne są nasze kompetencje.

Ten sprawdzian się nie skończył. W lutym przyszło nam się zmierzyć z jego kolejną odsłoną. Napaść zbrojna Rosji na Ukrainę ponownie postawiła zespoły komunikacji wewnętrznej na baczność, chociaż nikt nie zdążył na dobre wydać polecenia „spocznij”.

Właśnie w kontekście reakcji komunikacji wewnętrznej na sytuacje kryzysowe, przez pryzmat wybuchu wojny w Ukrainie, case study przygotowała Agata Kozłowska, Kierownik Zespołu Administracji i Komunikacji Wewnętrznej w Wonga. Zapraszamy do lektury.

Wyzwanie komunikacyjne

Jeszcze nie opadł kurz po wyzwaniach związanych z pandemią, a za naszą wschodnią granicą wybuchła wojna. Nikt nas nie przygotował jak komunikować, czy jak zachować się w sytuacji, w której ofiarami i uczestnikami są nasi pracownicy. To wydarzenie było (i nadal jest) ogromnym wyzwaniem nie tylko komunikacyjnym, ale i organizacyjnym.

Wyzwań było kilka. 💡 Po pierwsze, utrzymanie balansu – z jednej strony wiedzieliśmy, że niektórzy źle znoszą jakiekolwiek informacje o wojnie, a z drugiej nie mogliśmy niczego przemilczeć, bo te wydarzenia bezpośrednio dotknęły naszych kolegów i koleżanki. 💡 Po drugie, solidarność – wszyscy chcieli pomóc i trzeba było dobrze tę pomoc skoordynować. 💡 Po trzecie, stanowcze stanowisko zarządzających i transparentność, bo nic tak nie cementuje organizacji, jak świadomość, że wszyscy możemy na siebie liczyć w każdej sytuacji.

Jak to przeprowadziliśmy?

W pierwszej kolejności nasz zarząd wyraźnie potępił atak Rosji na Ukrainę, zapewnił o wsparciu naszych kolegów i koleżanek – obywateli Ukrainy, a także zaproponował zmiany w działalności operacyjnej. Wpłynęło to m.in. na dostarczenie nowych narzędzi informatycznych udostępnianych naszym klientom.

Następnie stworzyliśmy platformę komunikacyjną, która z jednej strony dawała poczucie bezpieczeństwa naszym ukraińskim kolegom i koleżankom oraz ich rodzinom, a z drugiej strony nie była zbyt nachalna.

Utworzyliśmy kanał na Teams, który służy nam do przekazywania sobie najważniejszych informacji o tym, jak aktualnie wygląda sytuacja. Mam tu na myśli m.in. informacje o:

• Potrzebach wsparcia dla naszych pracowników oraz ich rodzin.
• Jak każdy z nas może pomóc.
• Jaki jest status naszych kolegów i koleżanek z Kijowa (czy są bezpieczni).
• Gdzie można szukać pomocy.

To przestrzeń, gdzie każdy może napisać, jakimi zasobami może się podzielić lub w jaki sposób pomóc, a z drugiej strony każdy może napisać, czego potrzebuje.

Wyznaczyliśmy dwie osoby do kontaktów z kijowskim zespołem, aby dodatkowo nie obciążać koleżanek i kolegów pytaniami i towarzyszącymi wszystkim emocjami.

Nie wiedzieliśmy, ilu naszych kolegów i koleżanek wraz ze swoimi rodzinami postanowi przyjechać do Polski, ani ilu naszych pracowników ściągnie swoje rodziny do naszego kraju. Dlatego powstał zespół, który odpowiadał za sprawne logistyczne przygotowanie wszystkich niezbędnych elementów związanych z przyjazdem tych osób.

Lęk i niepewność towarzyszyły nie tylko naszym kolegom i koleżankom z Ukrainy, ale wszystkim pracownikom. Po pandemicznym zmęczeniu, przyszedł moment, w którym musieliśmy stawić czoła najbardziej podstawowym potrzebom oraz zadbać o poczucie bezpieczeństwa nas wszystkich na tyle, na ile byliśmy w stanie to zrobić.

Zatroszczyliśmy się o wsparcie psychologiczne dla pracowników, a także utworzyliśmy podstronę w naszym intranecie pod nazwą „Krok po zdrowie”, gdzie systematycznie publikujemy treści, webinary, podcasty, aktywności związane z zdrowiem, sposobami radzenia sobie ze stresem, budowania swojej odporności psychicznej, edukacją finansową czy pozytywną komunikacją.

Zachęcamy pracowników do dzielenia się swoimi doświadczeniami. HRy służą wsparciem i rozmową. Menadżerowie bacznie obserwują swoich współpracowników i podczas spotkań 1-2-1 są gotowi wysłuchać i wesprzeć swoich ludzi, a kiedy jest taka potrzeba wskazują do kogo należy się udać po pomoc. Na cyklicznym spotkaniu zarządu z pracownikami omawiane są najważniejsze kwestie dotyczące firmy oraz potrzeb pracowników. Każdy może zadać pytanie i na każde nawet najtrudniejsze zawsze pada odpowiedź.

W ramach solidarności z Ukrainą w naszym intranecie zawisła niebiesko żółta flaga tego kraju. Jedną z sal konferencyjnych przemianowaliśmy na „Kijów” (zawisły w niej fotografie obrazujące piękno tego miasta). Dodatkowo mieliśmy okazję zorganizować śniadanie dla pracowników z najbardziej popularnymi ukraińskimi daniami. Te drobne rzeczy to gesty wsparcia, uznania i solidarności, jakimi nawzajem się darzymy.

📢 Agata Kozłowska wystąpiła 5 października podczas 3. edycji naszej Konferencji Internal Communication Meeting w roli prelegentki.