Jak możemy pomagać?
Komunikacja wewnętrzna w dobie wojny w Ukrainie
Wiele z lekcji komunikacji kryzysowej przerobiliśmy podczas pandemii. Przygotowywanie rzetelnych informacji, autentyczny prosty przekaz, angażowanie w komunikację kadry średniego i wysokiego szczebla, wideo, infografiki, prosty język, wsparcie firmy, pomoc specjalistów, czujność, uważne wsłuchiwanie się w potrzeby pracowników, cykliczne badania nastrojów... Brzmi znajomo, prawda?
Dziś pracownicy – nie tylko z Ukrainy – patrzą uważnie na swoje organizacje i sprawdzają, jak te zdają egzamin z odpowiedzialności. Na każdym kroku widać zaangażowanie jednostek. Jak zawsze w trudnych sytuacjach, które tego wymagają, jednoczymy się ponad podziałami i po prostu chcemy pomagać i robimy to fantastycznie! Oczywistym wnioskiem jest więc przekonanie, że wiele osób ma zatem podobne oczekiwania wobec swoich firm.
Organizacje mają okazję udowodnić deklarowane wartości w praktyce. Pokazać, że tak popularnie przyjmowane na sztandar w wielu organizacjach hasła: troska, odpowiedzialność, pracownik, zdrowie i inne im podobne, nie są tylko spisane i oprawione w ramkę, ale rzeczywiście funkcjonują.
Na czym zatem naszym zdaniem powinna skupić się komunikacja wewnętrzna? Na komunikowaniu pomocy, jaką oferuje firma swoim pracownikom – ukraińskim (wybrane przykłady praktycznej pomocy różnych organizacji spisaliśmy poniżej), ale też polskim – w pomaganiu innym, w zapewnieniu im wsparcia i opieki psychologicznej. Po dwóch latach pandemii, wojna tocząca się za granicą kraju może powodować ogromny stres i stany lękowe.
Przygotowaliśmy dla Was checklistę z inspiracjami, co jeszcze możecie wdrożyć lub zaproponować w swojej organizacji. Część z poniższych działań wykracza poza obowiązki specjalistów ds. komunikacji wewnętrznej, ale z doświadczenia wiemy, że bardzo często, chociaż nie macie tego wpisanego w swoje obowiązki, to właśnie Wy odpowiadacie w firmach, np. za akcje wolontariackie. Inne propozycje są stricte powiązane z kompetencjami HR – kto jak nie Wy wspieracie ich w komunikacji działań dla i do pracowników.
CHECKLISTA KOMUNIKACJI WEWNĘTRZNEJ W DOBIE WOJNY W UKRAINIE
1. Udzielaj pracownikom informacji o zbiórkach w Waszej okolicy i możliwości wsparcia finansowego. Aktualizuj informacje, odsyłaj do rzetelnych źródeł.
2. Informuj pracowników o tym, jak Wasza firma angażuje się w pomoc Ukrainie. Czy są to darowizny, zbiórki, udostępnianie transportu, magazynów, a może wsparcie prawne, psychologiczne? Każdy gest jest warty odnotowania.
3. Inicjuj, wspieraj organizacje zbiórek w Waszej firmie – razem możecie zdziałać więcej niż osobno.
4. Zadbaj o to, aby pracownicy ukraińscy usłyszeli słowa wsparcia od zarządu oraz Koleżanek i Kolegów. Może to być kolaż wypowiedzi w formacie wideo. Symboliczne wsparcie jest niewystarczające, ale równie ważne w tych trudnych dniach.
5. Publikuj wywiady / komentarze z pracownikami, którzy pomagają oraz tymi, którym pomoc została udzielona – realne przykłady mogą zwiększyć poziom wsparcia od firmy oraz innych pracowników.
6. Zachęcaj pracowników na forum do dzielenia się pomysłami na okazanie wsparcia i niesienie pomocy.
7. Zorganizuj przestrzeń na giełdę potrzebujących i chętnych do udzielenia wsparcia. Może to być zakładka/grupa w intranecie, w Teamsach, gdzie np. osoby przyjmujące rodziny z Ukrainy będą mogły publikować informacje, czego ich goście potrzebują, a chętni do przekazania wsparcia będą mogli tą pomoc zadeklarować.
8. Publikuj porady dla osób przyjmujących uchodźców. Mogą do być np. wywiady z psychologami lub informacje udostępniane na stronach rządowych, np.: Poradnik dla osób goszczących uchodźców z Ukrainy.
9. Udostępniaj słowniczki z podstawowymi hasłami oraz rozmówki polsko-ukraińskie.
10. Jeśli w firmie funkcjonują grupy wolontariackie, warto zainspirować zarząd, by wsparcie organizacji przekierować też w ich ręce, aby to pracownicy decydowali na co i w jaki sposób przekażą część funduszy. Możliwe, że część z nich np. przyjęła rodziny ukraińskie i wsparcie firmy może przybrać realne oblicze, pomóc konkretnym osobom, pracownikom i lokalnej społeczności.
11. Warto zainspirować zarząd i HR do przydzielenia dodatkowego urlopu dla polskich wolontariuszy wspierających uchodźców oraz dla Ukraińców udających się po swoje rodziny.
12. Zainicjuj powstanie sztabu wsparcia – grupy ekspertów, wolontariuszy, którzy udzielą uchodźcom oraz rodzinom przyjmującym informacji z zakresu oświaty, prawa czy finansów.
13. Wyszukuj i publikuj aktualne informacje o wspieraniu Ukraińców przez organizacje – niektóre firmy oferują darmowy transport, inne noclegi czy wsparcie prawne.
14. W „benefitach” pożądanym ruchem będzie zaoferowanie pracownikom – bez względu na narodowość – wsparcia psychologicznego. Pracownicy bardzo pozytywnie przyjęli takie inicjatywy podczas pandemii. Jednym z pionierów tego rozwiązania była spółka PKP Energetyka. Obecnie poza pandemią doszedł czynnik znacznie bardziej stresogenny, więc pomoc psychologa wydaje się być bardzo pożądana. Pamiętajmy o wsparciu w języku polskim oraz ukraińskim.
15. Pamiętajmy o najmłodszych. Warto zrobić w firmie burze mózgów i wymyślić formy wsparcia dla dzieci i młodzieży – może jakieś warsztaty, zorganizowanie opieki lub chociaż publikacja miejsc wartych odwiedzenia, dostępnych za darmo w Waszej okolicy.
16. Informuj o kondycji firmy i jeśli jest to możliwe podkreślaj jej stabilność. Niech pracownicy czerpią te informacje od Ciebie, a nie z nieoficjalnych źródeł. Sytuacja jest i tak wystarczająco stresująca, niwelujmy inne niepotrzebne czynniki.
17. Badaj nastroje pracowników – przeprowadzając krótkie cykliczne ankiety.
18. Pytaj i uważnie słuchaj odpowiedzi. Jak możemy jeszcze pomóc? Jakich informacji potrzebujecie? Jak myślicie, co jeszcze możemy zrobić?
JAK TO ROBIĄ INNI?
Polskie firmy szybko włączyły się w pomoc dla ofiar rosyjskiej agresji na Ukrainę. Kierują ją też bezpośrednio do swoich pracowników. Wśród najbardziej popularnych działań znajdują się: zapewnienie Ukraińcom dodatkowych urlopów na sprowadzenie rodzin, pomoc psychologów, specjalne zapomogi finansowe. Pojawiają się też propozycje płatnych urlopów dla tych, którzy chcą wrócić do ojczyzny i przyłączyć się do jej obrony. Poniżej publikujemy kilka wybranych inspirujących przykładów działań konkretnych firm.
RTB House:
- firma pomaga swoim współpracownikom i ich rodzinom w zakwaterowaniu i przeprowadzce do Warszawy,
- każda osoba bezpośrednio dotknięta sytuacją otrzyma profesjonalne wsparcie psychologiczne.
Przy okazji warto wspomnieć, że RTB House jest również częścią inicjatywy Tech To The Rescue i gorąco zachęca na swoim profilu na LinkedIn do przyłączenia się do kampanii #TechForUkraine, która ma na celu wsparcie ukraińskich organizacji pozarządowych.
Jeronimo Martins (właściciel m.in. sieci Biedronka):
- wszyscy pracownicy z Ukrainy (łącznie ponad 1,8 tys. osób) mają otrzymać bezzwrotne wsparcie w wysokości 1000 złotych,
- firma chce zaoferować zatrudnienie rodzinom obecnych pracowników, którzy mieliby trafić do Polski jako uchodźcy (trwają prace nad uproszczoną ścieżką zatrudnienia).
Lidl Polska:
- firma uruchomiła dedykowany numer telefonu dla pracowników narodowości ukraińskiej przebywających w Polsce, pod którym otrzymają oni konsultacje udzielane przez specjalistów posługujących się językiem ukraińskim oraz rosyjskim – psychologów, prawników, doradców finansowych,
- pracownicy, którzy wyjechali na Ukrainę, aby ewakuować swoje rodziny, otrzymali gwarancję możliwości powrotu do pracy,
- firma oferuje pomoc w znalezieniu miejsc zakwaterowania dla sprowadzonych do Polski rodzin pracowników,
- oferowane jest także wsparcie dla uchodźców z Ukrainy, którzy będą zainteresowani pracą w Lidl Polska, w tym pomoc w uzyskaniu niezbędnych pozwoleń.
PZU:
- Powszechny Zakład Ubezpieczeń zapowiedział pomoc rodzinom ponad 700 pracowników swoich spółek na Ukrainie w zapewnieniu zakwaterowania, opieki medycznej, psychologicznej i środków niezbędnych do życia.
KPS z Radomia (zakład drobiarski):
- prezes firmy zdecydował się pomóc 400 zatrudnionym pracownikom z Ukrainy, ściągnąć do Polski ich rodziny,
- prawnicy firmy pracują nad zapewnieniem ukraińskim pracownikom prawa stałego pobytu w Polsce,
- przygotowane zostały miejsca w hotelu, materace, a w razie potrzeby firma deklaruje oddanie przestrzeni biurowych.
Oshee:
- firma zadeklarowała pomoc w ściągnięciu rodzin pracowników pochodzących z Ukrainy – m.in. finansując im mieszkania na okres sześciu miesięcy.
Jak jeszcze można wesprzeć pracowników w tym czasie? Jak Wasze organizacje reagują? Co się zmieniło w Waszej komunikacji wewnętrznej? Jakie przykłady z rynku warto jeszcze przytoczyć? Podzielcie się z nami dobrymi praktykami na LinkedIn IC Mobile dobrymi praktykami.
A jeśli zastanawiacie się, jak możecie pomóc, polecamy stronę rządową: PomagamUkrainie.gov.pl
Znajdziecie na niej informacje o możliwościach pomocy przez firmy, samorządy, NGO-sy i osoby prywatne.
#PomagamUkrainie