Kody QR - przeżytek?
W organizacjach, w których duża grupa pracowników nie ma dostępu do służbowych komputerów, a co się z tym wiąże, również do intranetu i służbowego maila, specjaliści od komunikacji wewnętrznej mają przed sobą nie lada wyzwanie, aby wymyślić takie kanały i narzędzia komunikacji, którymi dotrą do nich z informacjami.
Optymalnym wyjściem byłoby przeprowadzenie w takiej firmie procesu smarfonizacji. Kiedy wszyscy pracownicy mieliby dostęp do telefonów służbowych, można by na nich odgórnie zainstalować aplikację służącą do komunikacji wewnętrznej. Tymczasem najczęściej spotykamy się z realiami, w których pracownicy pozostają zupełnie wykluczeni cyfrowo ze służbowego obiegu informacji. Korzystają w zamian z trzech innych źródeł– komunikacji kaskadowej od przełożonych, tablic informacyjnych i źródeł nieoficjalnych, jak rozmowy z innymi pracownikami.
Co możemy w takiej sytuacji zrobić i co mają do tego kody QR?
Theodore Roosevelt (1858-1919) – amerykański prezydent w latach 1901-1909 i laureat Pokojowej Nagrody Nobla, powiedział kiedyś: „Rób to, co możesz, tym, co posiadasz, i tam, gdzie jesteś”. Warto wziąć sobie te słowa do serca i czekając na sposobność do większych zmian, wykorzystywać w pełni te narzędzia, które mamy obecnie dostępne – w poszerzeniu możliwości tych narzędzi mogą pomóc właśnie kody QR.
Jak odszyfrować kod?
Kody QR, czyli Quick Response Code, podobnie jak kody kreskowe umieszczane na opakowaniach, służą do zakodowania większej ilości danych. Pod symbolem takiego kodu możemy ukryć tekst, albo link prowadzący do zadanej strony internetowej czy pliku zawieszonego na serwerze. Kody mogą też ułatwić korzystanie z usług – sprawdzają się przy wypożyczaniu miejskich rowerów, samochodów czy hulajnóg. Aby odszyfrować kod wystarczy pobrać na telefon jedną z wielu darmowych aplikacji – skaner kodów QR, otworzyć ją i postępować według wskazówek.
Po zeskanowaniu kodu, na monitorze telefonu pojawi się odszyfrowana informacja – link prowadzący do strony czy pliku lub tekst. Zatem zastosowanie kodów QR w komunikacji z pracownikami offline nasuwa się samo. Jeśli bowiem udostępnimy pracownikom kod do zeskanowania, mogą go odszyfrować za pomocą prywatnego smartfona. Taki kod można umieścić np. na plakacie informującym o tym, co pracownicy znajdą pod kodem i w jaki sposób mogą go zeskanować. Plakat z powodzeniem może zawisnąć na tablicy informacyjnej, recepcji, przy wejściu do firmy, w szatniach czy na stołówce.
Very quick win!
Pod kodem można zaszyfrować wszystko, na czym zależy nam aktualnie w przekazie – wewnętrzne dokumenty, formularze, ważne informacje, regulaminy, można też zaplanować QR-kodowy „newsletter” i np. raz w tygodniu zapisywać pod kodem QR zawieszonym na tablicy, najważniejsze zdarzenia z firmy z całego tygodnia. Sky is the limit! A win jest very quick! Z naszego doświadczenia wynika, że oprócz samego kodu warto też dodać skrócony link, żeby dostęp do informacji mieli również Ci pracownicy, którzy nie pobiorą z jakichś względów skanerów QR.
Jak wygenerować kod QR?
Dostępnych jest wiele generatorów. My korzystamy najczęściej z www.qr-online.pl
Aby wygenerować kod, wystarczy na stronie głównej generatora wybrać, co chcemy zakodować i w jakiej jakości (korekcja i rozmiar) ma być dostępny kod. Do druku powinna ona być ona jak najwyższa, w formie elektronicznej jakość może być słabsza, wtedy plik będzie ważył mniej.
W drugim i zarazem ostatnim już etapie wybieramy interesujący nas format pliku.
Gotowe!
Zalety: ogólnodostępne narzędzie, szybka obsługa w codziennym użytkowaniu
Ograniczenia: pod kodem QR nie można zapisać ani pliku pdf ani zdjęcia, potrzeba do tego więcej znaków niż można zakodować w symbolu QR kodu; można jednak zapisać plik na serwerze a pod kodem zapisać do niego link
Cena: narzędzie bezpłatne