Dlaczego Twój intranet nie hula?

„Wystarczy dać dostęp do platformy, resztę zrobią pracownicy”

Czy dostęp to na pewno wszystko? A co z planem komunikacji okołowdrożeniowej dla stworzenia atmosfery wyczekiwania, zwiększenia frekwencji na portalu, zrozumienia powodów wdrożenia, korzyści płynących z inwestycji oraz możliwości, jakie użytkownikom aktywnym i biernym daje platforma? Co z contentem na start? Puste podstrony nie zainteresują czytelników. Kto będzie dbał o content dopóki pracownicy nie zaczną go sami dostarczać?

 

„Przecież pracownicy wiedzą, gdzie szukać informacji / formularzy”

Na pewno? Skąd to wiedzą? Czy nawigacja jest przejrzysta? Czy testowałeś jej interfejs i strukturę pod kątem użyteczności dla użytkowników końcowych? Po ludzku: czy poprosiłeś grupę pracowników o test narzędzia i krytyczny feedback, zanim udostępniłeś je całej organizacji? Czy zorganizowałeś webinar dla redaktorów i użytkowników biernych z funkcjonalności / możliwości platformy? W jaki sposób mogą wracać do tej wiedzy? W jaki sposób mogą ją pozyskać nowi pracownicy, którzy przyszli do firmy już po wdrożeniu? To, że raz powiesz lub napiszesz w jakimś artykule, gdzie coś można znaleźć na platformie, to nie znaczy, że od tej pory będzie to łatwe do znalezienia…

 

„Nie ważne, o czym chcą czytać, ważne o czym chcę pisać”

Czy prowadzisz w firmie regularne badanie komunikacji wewnętrznej? A może chociaż ankiety/sondy, w których pytasz pracowników o ich potrzeby komunikacyjne? Czy wiesz, jakie informacje ich interesują? Co chcą wiedzieć? Czy może wykorzystujesz narzędzia komunikacji to promocji swojego działu i zarządu? Czy każdy pracownik ma szansę znaleźć coś interesującego dla siebie? Czy dbasz w narzędziu o life-work balance? Pamiętaj, że informacje lifestylowe, chociaż z pozoru mniej ważne dla biznesu, przyciągają uwagę pracowników i pomagają zainteresować ich treściami istotnymi dla firmy.

 

Podsumowanie:

Skoro inwestujemy w narzędzie, warto zadbać o zwrot z tej inwestycji – niech rozwiązuje realne wyzwania, przynosi korzyści biznesowi i pracownikom, niech będzie wykorzystywane.


Z naszego doświadczenia wynika, że te trzy punkty to najczęstsze błędne założenia, które towarzyszą wdrożeniu portalu do komunikacji w organizacji. Co ciekawe, jeśli by postawić na ich podstawie pozytywne antytezy, projekt miałby ogromną szansę na sukces! Np. antyteza nr 1 brzmiałaby: „zakładam, że sam dostęp do platformy nie wystarczy – co zatem muszę zrobić, aby pracownicy chcieli z niej korzystać?”


W rozmowach z firmami, które planują wdrożyć intranet, wspólnie z naszym partnerem IT-Dev, edukujemy zainteresowane organizacje, że samo wdrożenie nie wystarczy (to był też jeden z tematów prelekcji podczas organizowanej przez nas konferencji „Internal Communication Meeting 2021”). Połączyliśmy siły, aby oferować kompleksową opiekę wdrożeniową – wdrożenie cyfrowego miejsca pacy (w tym intranetów) z niezbędną do tego komunikacją okołowdrożeniową – od kampanii informacyjnej dla pracowników, przez zaplanowanie eventu na dzień startu, szkolenia dla redaktorów wewnętrznych, po przygotowanie contentu na start i opiekę contentową krótko- lub długoterminową – w zależności od potrzeb organizacji.

 

Pracownik też klient!

Pamiętajcie, że tak jak produkty czy usługi firm oraz ich promocje, tworzy się z myślą o odpowiedzeniu na potrzeby klientów, tego samego wymagają działania komunikacji wewnętrznej skierowane do pracowników. Badajmy potrzeby i odpowiadajmy na nie, aby przyjęte przez nas założenia były trafne. Następnie promujmy wypracowane rozwiązania wewnątrz organizacji, by pracownicy znali przyczyny ich wdrożenia i co najważniejsze – korzyści, jakie będą mieli z korzystania z nich. 

Chętnie podzielimy się z Wami naszym doświadczeniem z tego zakresu, przygotujemy plan komunikacji, przekonamy nieprzekonanych i pomożemy w tym, by inwestycja mogła się zwrócić :)