Jak przeprowadzić audyt komunikacji wewnętrznej?

Bardzo często spotykamy się z opiniami klientów, że hasło audyt komunikacji wewnętrznej kojarzy im się przede wszystkim z badaniem ankietowym. Bywa, że jest ono używane nawet jako jego synonim. I nie dziwi nas to, ponieważ badanie ankietowe jest jedną z najczęściej stosowanych metod badawczych w przypadku audytu komunikacji wewnętrznej, poza tym nie każdy ma wykształcenie socjologiczne, aby znał się na wszystkich terminach związanych z badaniami. Jednak wiedzę podstawową zawsze warto posiadać, aby móc łatwiej komunikować się ze specjalistami, którym zlecany jest audyt i by mieć świadomość, jakie działania mogą, a może nawet powinni nam zaproponować w danej sytuacji. Dlatego dzisiejszy wpis jest o tym, czym audyt jest, a czym nie.

 

Jakiej zasady audytu nie można złamać?

Najprostsza definicja mówi, że audyt komunikacji wewnętrznej jest niezależną oceną komunikacji wewnętrznej w danej organizacji pod względem zgodności z określonymi standardami, wzorcami – np. celami wewnętrznymi organizacji, wartościami kultury organizacyjnej lub standardami ogólnymi, gdy takie założenia nie są w organizacji jeszcze przyjęte.

 Jak widać, w tej definicji nacisk nie jest położony na metodę badawczą, a na niezależność oceny – oznacza to, że audyt, aby był obiektywny, powinien zostać przeprowadzony przez badaczy zewnętrznych, spoza firmy.

 

Jaką metodę badawczą wybrać?

Odpowiedź na to pytanie może zaskoczyć wielu czytelników, a brzmi ona: żadną.

To wybrana firma zewnętrzna, eksperci od komunikacji wewnętrznej i badań powinni sami zasugerować, jaka metoda bądź zestaw metod, będzie najlepsza dla danej organizacji, po wstępnych konsultacjach z klientem i zapoznaniu się z firmą.

 Wybór metody zależy bowiem od kilku podstawowych czynników:

  • jaki problem chcemy zbadać (na jakie pytania chcemy uzyskać odpowiedzi),
  • jaka jest struktura badanej grupy (struktura organizacji, struktura demograficzna pracowników, dostęp do mediów wewnętrznych),
  • na jakim poziomie jest feedback i zaangażowanie pracowników (czy zakładamy, że będzie problem z uzyskaniem odpowiedniej frekwencji w badaniu czy nie).

Dopiero po uzyskaniu odpowiedzi na te pytania, podczas wstępnych konsultacji, można zaproponować konkretne metody.

 Dlaczego nie wszędzie sprawdzi się ankieta?

Jeśli grupa badanych jest bardzo hermetyczna, w firmie nie funkcjonują rozwinięte narzędzia komunikacji wewnętrznej, a w dodatku organizacja przechodzi kryzys lub zachodzą w niej duże zmiany, wielce prawdopodobne jest że frekwencja w badaniu będzie niewielka, przez co badanie będzie miało niską wartość merytoryczną. 

Ankieta nie przyniesie zamierzonych efektów, również jeśli firma chce zbadać bardzo konkretny obszar, np. bariery udzielania feedbacku. W obu przypadkach, warto zamiast badania ankietowego lub jako jego uzupełnienie, przeprowadzić serię wywiadów pogłębionych z pracownikami.

Niezależnie od wybranej metody…

Aby zwiększyć frekwencję pracowników w badaniu, niezależnie od wybranej metody badawczej, należy przygotować komunikację około projektową – my polecamy do tego naszą autorską Metodę 4P. Jeśli pracownicy mają poświęcić swój czas na udział w badaniu i udzielać szczerych odpowiedzi, muszą najpierw poznać i zrozumieć jego cel, jakie korzyści może przynieść firmie i samym pracownikom oraz czuć się bezpiecznie – tutaj ważne jest zapewnienie o anonimowości badań. Poza tym na frekwencję i zaangażowanie w badanie wpływają: zadbanie o dostępność badania (nie można oczekiwać, że pracownicy offline odpowiedzą na ankiety opublikowane na portalu, jeśli im tego nie zapewnimy), przypominanie o nim (o ile dla osoby odpowiedzialnej za komunikację wewnętrzną będzie to jeden z ważniejszych, o ile nie najważniejszy projekt w roku, to dla innych pracowników już niekoniecznie), zapewnienie o udostępnieniu wyników do wiadomości wszystkich pracowników.  

Pamiętaj też o czasie badania – nie przeprowadzaj go, gdy w Twojej firmie panuje zmęczenie informacją.

 

W IC Mobile zajmujemy się przeprowadzaniem profesjonalnych audytów komunikacji wewnętrznej w firmach. Współpracujemy z doświadczonymi socjologami. Projektujemy audyty na miarę potrzeb i oczekiwań organizacji. Kompleksowo i sprawnie. Jeśli chcesz zapoznać się z naszą ofertą, skontaktuj się z nami.


Zainteresował Cię ten artykuł? Więcej podobnych treści znajdziesz w naszej >> Bazie Wiedzy o komunikacji wewnętrznej

Jeśli chcesz, abyśmy powiadomili Cię, kiedy zostanie opublikowany kolejny artykuł, zapisz się do naszego newslettera!