10 kroków, jak przejąć kontrolę nad informacjami o koronawirusie w firmie

  1. Informuj pracowników codziennie na temat sytuacji związanej z koronawirusem.

  2. Informuj, jaka jest sytuacja w kraju (MZ, GIS, gov.pl) – uwierz, że nie każdy słucha, czyta na ten temat i rozumie zagrożenie. Wiele osób, broniąc się przed stresem w tym trudnym czasie, wypiera zagrożenie ze świadomości.

  3. Informuj, jakie są zalecenia higieniczne – publikuj w mediach wewnętrznych (intranet, newsletter, komunikatory) i rozwieś na korytarzach, tablicach, drzwiach wejściowych i w toaletach infografiki pokazujące, jak myć dłonie, jaką odległość zachować od innych w sklepie, zachęcaj do pozostania w domu, poza koniecznym wyjście, np. do pracy itp. Rozdawaj infografiki, które pracownicy mogą zabrać do domu.

  4. Informuj o sytuacji firmy – o jej kondycji, planach, podejmowanych krokach, zaleceniach kadry zarządzającej – najlepiej w cytatach ich wypowiedzi lub w postaci filmów.

  5. Odpowiadaj na pytania zaniepokojonych pracowników. Stwórz miejsce, w którym pracownicy mogliby je zadawać. Pamiętaj, że brak informacji prowadzi do niechcianych plotek i dodatkowych kryzysów, a wiedza uspokaja. Powtarzające się pytania opublikuj wraz z odpowiedziami w formie Q&A.

  6. Zapewniaj o bieżącej komunikacji i transparentności działań. Zachęcaj do zadawania pytań.

  7. Pisz językiem pracowników, unikaj niezrozumiałych wyrażeń, twórz krótkie zdania. Przed publikacją informacji upewnij się, że jest ona wartościowa dla pracownika i wyczerpująco odpowiada na jego pytania, nie pozostawiając przestrzeni na niedomówienia czy własną interpretację.

  8. Pisz prawdę i tylko prawdę.

  9. Odpowiadaj na bieżąco – nie zwlekaj. Jeżeli jakiejś informacji nie możesz opublikować w danej chwili, odpisz, kiedy będziesz mógł/mogła to zrobić i podaj powód używając jak najwięcej szczegółów, np. że starasz się dotrzeć do osoby odpowiedzialnej za dany obszar i masz umówioną rozmowę na godz. 14, więc do 16 odpowiesz. I pilnuj terminu! Lepiej ponownie go przesunąć i o tym poinformować, niż dać przestrzeń do domysłów i okazywać lekceważenie.

  10. Weź głęboki oddech i potraktuj kryzys jak wyzwanie – okazję do wykazania się. Pamiętaj, że żaden problem nie trawa wiecznie.

Prowadząc w firmie komunikację wewnętrzną warto stworzyć Złotą księgę zasad komunikacji – swego rodzaju kanon, który nawiązując do strategii, szczegółowo określi, np. jak powinny wyglądać komunikaty skierowane do pracowników, zarówno od strony wizualnej, jak i językowej.

W IC Mobile tworzymy dla naszych klientów takie księgi w oparciu o analizę potrzeb, strategię komunikacji wewnętrznej i najnowsze badania w obszarze internal communication. Jesteśmy w stanie stworzyć ją dla każdej firmy.

Chcesz otrzymywać informację o najnowszych artykułach? Zapisz się do naszego newslettera!

Zapraszamy do kontaktu!

foto: bezpłatny stock pixabay